Ainda vemos empresas, algumas com anos de mercado, faturação sólida, equipas de vários trabalhadores, a comunicar com clientes a partir de contas @gmail.com ou @yahoo.com. E quase sempre o argumento é o mesmo: “é grátis, funciona bem, para quê complicar?”
Este artigo é sobre o que “grátis” custa realmente. Porque em muitos casos, custa mais do que qualquer serviço pago custaria.
O primeiro custo: credibilidade que não se compra depois
Um cliente potencial recebe dois orçamentos para o mesmo serviço. Ambos têm o mesmo preço. Um chega assinado por “[email protected]“. O outro por “[email protected]“.
Sem se dar conta, o cliente já formou uma opinião antes mesmo de ler o conteúdo. E essa opinião é difícil de mudar depois. Não é injusto, é humano. Assumimos, corretamente ou não, que uma empresa que investe no básico da sua apresentação também investe na qualidade do que entrega.
Quantos negócios se perdem por esta primeira impressão? É impossível saber. Mas é seguro dizer que são mais do que a maioria dos empresários imagina.
O segundo custo: dados que não são seus
Quando a equipa usa contas pessoais gratuitas para comunicar com clientes, todos os históricos de conversa, contactos, documentos e informação comercial ficam alojados em contas individuais. Quando alguém sai da empresa, sai com essa informação. Quando alguém se esquece da palavra-passe, perde-se essa informação.
Uma empresa que quer levar-se a sério não pode ter os dados críticos do negócio dispersos por contas pessoais que ninguém controla.
O segundo custo: dados que não são seus
Enquanto a empresa é pequena, “cada um usa o seu email” parece funcionar. Quando a empresa cresce para 10, 20, 30 pessoas, sem estrutura, sem padrões, sem central de comunicação, a desordem torna-se dispendiosa. Migrar tudo depois, quando já se acumulou anos de conversas em contas dispersas, é sempre pior do que ter arrumado à partida.
O que se ganha com um email corporativo profissional
O oposto de tudo o que acima. Domínio próprio, imagem profissional consistente. Gestão centralizada de contas, quando alguém sai, o acesso desaparece. Proteção real contra spam e phishing. Backup automático. Suporte técnico quando algo corre mal.
E o custo real? Muito menos do que a maioria pensa. Uma solução profissional de email corporativo, com estrutura completa para uma equipa pequena ou média, custa menos por mês do que muitas outras despesas correntes que ninguém questiona.
Um cálculo simples
Se apenas um cliente por ano decidir avançar com a sua empresa em vez de com um concorrente por causa da diferença de credibilidade percebida, o investimento em email corporativo profissional pagou-se muitas vezes. É esse o cálculo real, e não “quanto custa por utilizador por mês”.
